Ne parliamo con l'Ing. Pierluigi Fogli, uno specialista del settore, per analizzare come l’Intelligenza Artificiale, la personalizzazione dei flussi e la governance dei dati stiano trasformando la gestione quotidiana e la relazione con il paziente.
Nel 2025, ha ancora senso parlare di “software gestionale”? O siamo oltre questa definizione?
Ottima provocazione. In effetti, oggi sarebbe più corretto parlare di “digital hub operativo” dello studio. Non è più solo uno strumento di amministrazione o agenda, ma un ecosistema connesso che integra clinica, front-desk, gestione economica, relazione col paziente, conformità normativa e marketing. È un'infrastruttura invisibile ma centrale, che garantisce continuità, interoperabilità e tracciabilità.
Molti studi usano ancora il gestionale al 30% delle sue possibilità. Dove si concentra il più grande “spreco tecnologico”?
Spesso nella parte analitica e predittiva. I gestionali evoluti forniscono dashboard personalizzate, KPI in tempo reale, tassi di conversione preventivi, redditività per sedia e operatore, tasso di no-show, durata media dei trattamenti. Tuttavia, pochi studi analizzano questi dati o li usano per prendere decisioni strategiche. È come avere una TAC e usarla solo come bilancia.
Oggi si parla molto di interoperabilità. Quanto è concreta nei software per lo studio odontoiatrico?
È uno dei fronti più innovativi e critici. L’interoperabilità consente la comunicazione bidirezionale tra gestionale, radiologia, software CAD/CAM, piattaforme per preventivazione avanzata o applicazioni di AI diagnostica. In concreto, significa ridurre errori, tempi morti e ridondanze. Il vero salto sarà quando questi flussi saranno standardizzati, come avviene in ambito ospedaliero.
L’intelligenza artificiale è già presente nei gestionali? Non rischia di essere una buzzword?
Solo se usata male. Noi stiamo lavorando per integrare l’AI in modo realmente utile e contestuale: ad esempio, per suggerire automaticamente i codici prestazione a partire dalla diagnosi, classificare clinicamente l’anamnesi in modo automatico, oppure sviluppare algoritmi predittivi per stimare il rischio di parodontite o carie. Un ambito particolarmente promettente è quello del triage amministrativo, dove immaginiamo sistemi capaci di anticipare i pazienti a rischio di cancellazione o di identificare automaticamente quelli da richiamare. Non è solo futurismo: sono funzionalità concrete su cui stiamo investendo.
Quanto è importante la governance dei dati oggi, anche in uno studio mono-professionale?
Fondamentale. Il gestionale gestisce dati clinici, personali e fiscali, quindi la compliance GDPR e la sicurezza informatica non sono facoltative. Cloud, crittografia, backup distribuiti e protocolli ISO sono la base. Oggi il paziente si fida di chi sa custodire i suoi dati tanto quanto dei trattamenti che riceve. Inoltre, il data ownership deve essere trasparente: i dati devono appartenere al professionista, non al fornitore.
Spesso si parla di “workflow digitali”. Cosa significa concretamente per uno studio odontoiatrico nel 2025?
Significa che ogni fase del percorso del paziente, dal primo contatto fino al follow-up post trattamento, viene tracciata e gestita in modo integrato e semplificato. Ad esempio, il paziente può compilare l’anamnesi comodamente da casa, evitando tempi morti in studio; una volta arrivato, firma i consensi informati direttamente su tablet, con piena validità legale e senza moduli cartacei da archiviare. Riceve poi un preventivo digitale, chiaro e visuale e se ha bisogno di un richiamo, può prenotarlo autonomamente tramite app o link dedicato, senza dover chiamare la segreteria. Tutto ciò che riguarda il paziente – dalle radiografie alle note cliniche, fino ai documenti condivisi con il laboratorio – è archiviato nel gestionale, accessibile in tempo reale da tutto il team. In questo modo, le informazioni sono sempre aggiornate, condivise e disponibili quando servono. In sintesi, è la fine dei post-it e delle informazioni sparse: tutto è fluido, tracciabile e sotto controllo. Una vera evoluzione in termini di efficienza e collaborazione.
Come impatta il software nella relazione medico-paziente? Potrebbe compromettere la qualità del rapporto umano?
Tutt’altro. Se ben usato, lo migliora. Il software oggi aiuta a comunicare con precisione, coerenza e continuità: il paziente riceve informazioni chiare, promemoria puntuali, preventivi comprensibili. Non si tratta più di “mettere dati in un gestionale”, ma di guidare un’esperienza paziente fluida, moderna e rassicurante. In più, consente di personalizzare il dialogo: sappiamo chi è quel paziente, cosa ha fatto, cosa desidera.
E per il team di studio? Il software può essere una leva di organizzazione e crescita?
Assolutamente. È uno strumento di governance interna. Aiuta a coordinare ruoli, visibilità, obiettivi, performance. Ad esempio: ogni igienista può visualizzare i richiami di sua competenza, l’amministrazione può monitorare i flussi di cassa e i tempi di accettazione, l’odontoiatra può vedere il planning clinico e i trattamenti per paziente. Questo riduce le frizioni interne e aumenta l’engagement.
Parliamo di formazione: qual è oggi il modo più efficace per far adottare un gestionale in modo pieno?
La formazione non è un evento, è un processo continuo. Serve un modello misto: formazione onboarding (anche on-demand), coaching per ruoli (clinico, amministrativo, direzionale), supporto su casi reali e aggiornamenti costanti. Un buon gestionale non è quello con più funzioni, ma quello in cui l’intero team sa usarle nel modo più fluido possibile. In questo percorso, l’assistenza tecnica gioca un ruolo cruciale: deve essere rapida, competente e accessibile, perché solo così si crea fiducia e si mantiene alta l’operatività dello studio.
Guardando al futuro, quale sarà la prossima grande rivoluzione nei software per lo studio odontoiatrico?
Due parole: automazione e predizione. Il gestionale non sarà più solo un “luogo di registrazione”, ma un motore di suggerimenti intelligenti, basati su dati clinici, comportamentali, organizzativi. Ti dirà quando aumentare i richiami, quali prestazioni sono sotto
fatturate, quali pazienti stanno perdendo l’engagement, quali operatori hanno margini di miglioramento. E forse, sarà il tuo miglior consulente.
Ing. Pierluigi Fogli
Laureato in Ingegneria Informatica all'Università degli Studi di Roma "Tor Vergata", lavora dal 2006 presso Caes s.r.l. Inizia come sistemista e analista IT, occupandosi della gestione dell'infrastruttura informatica e del supporto tecnico. Nel corso degli anni cresce professionalmente fino a diventare IT Manager, ruolo in cui coordina il team IT, gestisce progetti tecnologici strategici e guida l'evoluzione dell'azienda.
