In questa intervista, Simone Bartoli, responsabile sviluppo presso Quaderno Elettronico | Zucchetti, ci guida tra funzionalità avanzate, obblighi MDR, cloud e tecnologie emergenti che stanno riscrivendo le regole della gestione odontotecnica.
Il software gestionale è ormai uno strumento imprescindibile. Ma cosa significa "gestire" un laboratorio odontotecnico nel 2025?
Nel 2025, “gestire” un laboratorio significa ottimizzare ogni aspetto del ciclo produttivo, dalla presa in carico del caso clinico fino all’emissione della dichiarazione di conformità. Oggi non si parla più solo di fatture e magazzino, ma di tracciabilità completa, dematerializzazione, conformità MDR, integrazione con piattaforme cliniche. Il software è diventato un coordinatore intelligente, che connette persone, macchine e dati.
Quali sono oggi le funzionalità “core” che un gestionale non può più ignorare?
Oggi, un gestionale non può più limitarsi alla semplice gestione dei lavori e alla fatturazione. Le esigenze normative, produttive e relazionali del laboratorio richiedono funzionalità molto più avanzate. Mi riferisco alla creazione e gestione del fascicolo tecnico digitale, alla completa conformità al Regolamento MDR con conservazione sostitutiva dei documenti e all’utilizzo di portali condivisi per una comunicazione diretta con lo studio odontoiatrico. Inoltre, i gestionali più evoluti oggi offrono sistemi di controllo qualità e tracciabilità dei materiali utilizzati, oltre a strumenti analitici per monitorare in tempo reale l’andamento economico e produttivo del laboratorio. In sintesi, il gestionale è diventato un vero cruscotto di controllo dell’intera attività odontotecnica.
Come stanno cambiando le interazioni tra laboratorio e studio dentistico grazie al software?
Si sono completamente trasformate. Oggi i software permettono uno scambio continuo e bidirezionale: prescrizioni elettroniche, allegati STL, immagini, note vocali o messaggi via portale o app. Alcuni sistemi permettono al dentista di seguire lo stato del lavoro in tempo reale, eliminando e-mail e telefonate. È una rivoluzione silenziosa che ha portato efficienza, trasparenza e un nuovo livello di collaborazione.
In che modo il software facilita l’adempimento al Regolamento MDR?
Il gestionale di nuova generazione automatizza i flussi documentali richiesti dal regolamento europeo. Tutti i moduli richiesti (certificazioni, conformità, fascicoli tecnici, manuali d’uso) vengono generati dinamicamente, archiviati digitalmente e inviati in modo sicuro allo studio. Alcuni sistemi gestiscono anche i controlli post-vendita; il software è diventato uno strumento chiave per trasformare un obbligo normativo in una leva di qualità e affidabilità.
La digitalizzazione conviene anche a chi non ha un laboratorio strutturato?
Assolutamente sì. Oggi anche laboratori di piccole dimensioni possono accedere a strumenti avanzati con un canone accessibile e senza costi di infrastruttura. La scalabilità dei moduli permette di iniziare dalla base (es. fatturazione, gestione scheda lavoro) e aggiungere solo ciò che serve. Questo consente un’adozione graduale e sostenibile, senza stravolgere l’organizzazione esistente.
User experience e design: quanto contano nel software gestionale di oggi?
Moltissimo. Gli odontotecnici chiedono strumenti intuitivi, veloci, personalizzabili. L’UX design è diventato centrale: interfacce pulite, navigazione fluida, processi guidati. Le software house più evolute investono in ergonomia funzionale e ascoltano continuamente il feedback degli utenti per migliorare i flussi. Un software facile da usare riduce gli errori e accelera l’adozione da parte del team.
Qual è il ruolo della formazione nella piena adozione di un software gestionale?
Determinante. Non basta installare il software: serve un percorso formativo su misura, modulato sui ruoli e gli obiettivi. Le aziende più avanzate offrono Training Program con supporto continuativo, onboarding progressivo e aggiornamenti assistiti. Una formazione efficace trasforma il software in un alleato quotidiano, riducendo drasticamente tempi di implementazione e resistenze interne.
Quanto è importante l’assistenza nella scelta di un software gestionale?
Fondamentale. Essendo oggi il laboratorio odontotecnico in continua evoluzione, il software è necessariamente soggetto agli adattamenti dettati dalle crescenti esigenze con aggiornamenti continui. Un’assistenza diretta ed immediata, che non preveda ticket o chatbot ed eviti lunghe attese per ricevere una risposta, è senza dubbio uno strumento di supporto essenziale a disposizione dell’odontotecnico per affrontare le continue innovazioni che quotidianamente è tenuto ad affrontare.
Cosa consiglierebbe a un odontotecnico che sta scegliendo un nuovo gestionale nel 2025?
Suggerisco di valutare non solo il software, ma l’azienda dietro il software: esperienza nel settore, aggiornamenti costanti, solidità economica, servizio di assistenza, capacità di innovazione. E poi: possibilità di personalizzazione, compliance MDR, supporto formativo e scalabilità. Il gestionale giusto non è quello con più funzioni, ma quello che cresce con te e ti supporta nella transizione verso un laboratorio moderno e competitivo.
Prossime tendenze? Dove sta andando il gestionale odontotecnico?
Il settore odontotecnico sta vivendo un'accelerazione verso l'automazione e la connettività, con software gestionali sempre più intelligenti e integrati con macchinari, cloud e intelligenza artificiale. Le innovazioni in arrivo includono analisi automatica della qualità, comandi vocali, realtà aumentata e logistica smart. Il laboratorio del futuro sarà digitale, interconnesso e predittivo, e chi investe ora in queste tecnologie potrà migliorare competitività, precisione e qualità del servizio.
Simone Bartoli
Direttore Commerciale e Responsabile Sviluppo presso Quaderno Elettronico | Zucchetti. In questo ruolo si occupa dello sviluppo e della gestione di relazioni e partnership con nuove aziende, nonché del coordinamento di nuovi progetti strategici per l'azienda. È relatore in percorsi di formazione dedicati all’organizzazione dei flussi di lavoro e alla digitalizzazione degli studi medici, con particolare attenzione al settore dentale. Oltre 25 anni di esperienza nello sviluppo, anche operativo, di applicativi per laboratori odontotecnici, gestionali per studi odontoiatrici e poliambulatori medici. Competenze approfondite nell’integrazione di sistemi tecnologici in ambito dentale, come radiografie digitali, TC, panoramiche, autoclavi, scanner 3D e altri strumenti diagnostici.
